ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

• Τι είναι αυτός ο μηχανισμός
• Για ποιους ισχύει και τι πρέπει να κάνουν οι επιχειρήσεις
• Κόστος
• Υπουργικές αποφάσεις - Νομοθεσία
• Διαχείριση  παραστατικών
• Ημερομηνία - Ώρα
• Διαχείριση μηχανής - Ζ
• Έναρξη Λειτουργίας
• Τεχνικά - Μηχανογραφικά Θέματα
• Βλάβες - Κλοπή
• Ευθύνες - Εγγύηση

• Τι είναι αυτός ο μηχανισμός

  • Τι ακριβώς είναι αυτός ο φορολογικός μηχανισμός;
  • Ποια ακριβώς παραστατικά θα πρέπει να εκτυπώνονται με ψηφιακή υπογραφή;
  • Αλλάζει καθόλου η μορφή εκτύπωσης του κάθε παραστατικού;
  • Τι ακριβώς είναι η αυτή η ψηφιακή υπογραφή;
  • Γιατί χρειάζεται να έχει δικό του εκτυπωτή ο φορολογικός μηχανισμός;
  • Τι είναι η ΕΑΦΔΣΣ;
  • Ποία είναι τα Βασικά Λειτουργικά Χαρακτηριστικά της ΕΑΦΔΣΣ
  • Τι είναι η Συμβολοσειρά Σήμανσης;
  • Πως ακριβώς δημιουργείται η Συμβολοσειρά Σήμανσης του κάθε στοιχείου;
  • Τι αποθηκεύεται στη φορολογική μνήμη της ΕΑΦΔΣΣ ;

• Για ποιους ισχύει και τι πρέπει να κάνουν οι επιχειρήσεις

  • Υποχρεώσεις Χρηστών - Επιχειρήσεων
  • Ποιοι απαλλάσσονται;

• Κόστος

  • Ποιο θα είναι το κόστος αυτής της αλλαγής στον τελικό χρήστη;
  • Αληθεύει ότι η φορολογική μνήμη γεμίζει μέσα σε μια πενταετία;

• Υπουργικές αποφάσεις - Νομοθεσία

  • Ποιες είναι οι σχετικές υπουργικές αποφάσεις και Που μπορώ να τις βρω;

• Διαχείριση  παραστατικών

  • Τα αντίγραφα καταργούνται;
  • Αν χρειαστεί αντίγραφο ενός τιμολογίου μπορώ να το τυπώσω από το αρχείο κατευθείαν;
  • Μπορεί να εκτυπωθεί αντίτυπο του πρωτότυπου παραστατικού για λόγους απόδειξης της παραλαβής των παραδοθέντων εμπορευμάτων;
  • Τι γίνεται στις περιπτώσεις που ο κώδικας ορίζει υποχρεωτικό αριθμό αντιγράφων, π.χ. Στις φορτωτικές;
  • Τι γίνεται αν χρειαστεί να ακυρωθεί ένα παραστατικό; Πως θα γίνεται αυτό;
  • Πως γίνεται η διόρθωση εκδοθέντος παραστατικού μέσω ΕΑΦΔΣΣ;
  • Είναι απαραίτητο να υπάρχει ένας φορολογικός μηχανισμός ανά σημείο data entry σε περίπτωση δικτύων όπου η εκτύπωση γίνεται από ένα server;
  • Τι γίνεται όταν συστεγάζονται δύο εταιρίες στον ίδιο χώρο; Μπορούν να εξυπηρετούνται από τον ίδιο φορολογικό μηχανισμό;
  • Τι γίνεται με τις εταιρείες που είχαν απαλλαγεί έως τώρα από τη θεώρηση τιμολογίων;
  • Θα διατηρηθεί η θεώρηση χειρόγραφων παραστατικών;
  • Ποια τα χαρακτηριστικά των φορολογικών στοιχείων που θα εκδίδονται με τη χρήση ΕΑΦΔΣΣ – Τι παίρνει ο πελάτης;
  • Εκτυπώνει στέλεχος ο εκδότης
  • Τι προβλέπεται για τα ήδη υπάρχοντα αποθέματα στοιχείων;

• Ημερομηνία - Ώρα

  • Ο φορολογικός μηχανισμός διαθέτει δικό του ρολόι. Ποια ώρα εκτυπώνεται στο παραστατικό;
  • Μπορεί να διαφέρουν οι δύο ώρες (φορολογικού μηχανισμού και PC) πολύ;
  • Τι γίνεται αν ο χειριστής δώσει λάθος ημερομηνία;
  • Σήμερα εταιρίες διανομής κυρίως εκδίδουν από το απόγευμα της προηγουμένης τα δελτία διακίνησης της επόμενης μέρας. Είναι αυτό αποδεκτό;

• Διαχείριση μηχανής - "Ζ"

  • Είναι υποχρεωτικό να παίρνω Ζ μια μέρα που έχω μηδενική κίνηση, δηλαδή δεν έχω κόψει καθόλου παραστατικά;

• Έναρξη Λειτουργίας

  • Ποιο είναι το χρονοδιάγραμμα εφαρμογής του μέτρου;
  • Μπορεί μια εταιρία να ξεκινήσει τη χρήση ενός τέτοιου μηχανισμού από 1/1/2003;
  • Ποια είναι η διαδικασία δήλωσης έναρξης χρήσης του μηχανισμού;

• Τεχνικά - Μηχανογραφικά Θέματα

  • Τι γίνεται με τις περιπτώσεις εκείνες που έχουμε παλιές εφαρμογές DOS σε καθαρά DOS PCs;
  • Όταν η εφαρμογή μας τυπώνει σε laser ή inkjet printer, δηλαδή τυπώνει όλο το παραστατικό μέσω ενός driver σε καθαρά γραφικό περιβάλλον, πως είναι δυνατόν το αποθηκευμένο ASCII αρχείο να αναπαράγει ακριβώς το πρωτότυπο;
  • Όταν η εφαρμογή τυπώνει σε ASCII dot matrix εκτυπωτή αλλά χρησιμοποιεί π.χ. 17 cpi για εκτύπωση σχολίων 10 cpi για το υπόλοιπο τιμολόγιο, πως είναι δυνατόν το αποθηκευμένο ASCII (χωρίς δηλαδή τα ESC codes) να αναπαράγει ακριβώς το πρωτότυπο;
  • Τα ηλεκτρονικά αντίγραφα των παραστατικών πρέπει να κρατούνται σε μορφή ASCII. Τι γίνεται με την περίπτωση που το λογισμικό διαχειρίζεται αρχεία DBMS και είναι δύσκολο να δημιουργηθούν και να συντηρηθούν με backups αρχεία
  • Είναι υποχρεωτική η ανίχνευση της αποσύνδεσης του φορολογικού μηχανισμού κατά τη διάρκεια της επικοινωνίας με την εφαρμογή. Τι σημαίνει μια αποσύνδεση για την εφαρμογή;
  • Είναι υποχρεωτική επίσης η ανίχνευση της αποσύνδεσης του φορολογικού μηχανισμού όταν δεν εκτελείται εφαρμογή εκτύπωσης παραστατικών;

• Βλάβες - Κλοπή

  • Σε περίπτωση βλάβης του φορολογικού μηχανισμού πως θα εκδίδονται τα παραστατικά;
  • Όταν παρουσιάσει βλάβη ο φορολογικός μηχανισμός προβλέπεται η υποχρέωση εκ μέρους του κατασκευαστή της εντός 24ώρου επισκευής της. Πως είναι αυτό εφικτό;
  • Ποιες είναι οι υποχρεώσεις του προμηθευτή του τελικού χρήστη σε περίπτωση βλάβης του φορολογικού μηχανισμού;
  • Θα υπάρχει κάποιο συμβόλαιο συντήρησης για τον μηχανισμό;

• Ευθύνες - Εγγύηση

• Ποιος αναλαμβάνει την ευθύνη ότι ένας φορολογικός μηχανισμός δουλεύει σωστά με ένα πρόγραμμα λογιστικής;
• Όταν παρουσιάσει βλάβη ο φορολογικός μηχανισμός προβλέπεται η υποχρέωση εκ μέρους του κατασκευαστή της εντός 24ώρου επισκευής της. Πως είναι αυτό εφικτό;
• Ποιες είναι οι υποχρεώσεις του προμηθευτή του τελικού χρήστη σε περίπτωση βλάβης του φορολογικού μηχανισμού;
• Υπάρχει πιστοποίηση του λογισμικού συνεργασίας του διασυνδεόμενου Η/Υ;
• Σε περίπτωση κλοπής του φορολογικού μηχανισμού τι συνέπειες έχει η επιχείρηση;

Όλα τα παραστατικά που μέχρι τώρα χρειάζονταν θεώρηση, π.χ. δελτία αποστολής, τιμολόγια πώλησης, τιμολόγια παροχής υπηρεσιών, φορτωτικές, μηχανογραφημένες αποδείξεις λιανικής κλπ

Ναι. Το κάθε παραστατικό μπορεί να τυπώνεται ακριβώς όπως τυπωνόταν μέχρι σήμερα, με τη διαφορά ότι στην τελευταία γραμμή τυπώνεται η ημερομηνία και η ώρα της συσκευής παραγωγής της ψηφιακής υπογραφής (τα στοιχεία αυτά προέρχονται από την ίδια τη συσκευή και όχι από το PC) καθώς και η ίδια η ψηφιακή υπογραφή (στην ίδια σειρά), o συνολικός αριθμός παραστατικών που έχουν υπογραφεί μέχρι εκείνη τη στιγμή, ο συνολικός αριθμός των παραστατικών της ημέρας και ο σειριακός αριθμός του μηχανισμού σήμανσης.

Η ψηφιακή υπογραφή είναι 40 αλφαριθμητικοί χαρακτήρες που προκύπτουν από την εφαρμογή του αλγόριθμου SHA-1 επί όλων των εκτυπώσιμων χαρακτήρων του παραστατικού που πρόκειται να εκτυπωθεί.

Η ψηφιακή αυτή υπογραφή παράγεται από μια ειδική μηχανή που ονομάζεται Ειδική Ασφαλής Φορολογική Διάταξη Σήμανσης Στοιχείων (ΕΑΦΔΣΣ). Για συντομία θα αναφερόμαστε σε αυτή σαν ‘φορολογικό μηχανισμό’.

Είναι μια ηλεκτρονική συσκευή που περιλαμβάνει θύρα επικοινωνίας RS232 ή Ethernet, δέχεται ως input από την εφαρμογή στο PC όλους τους εκτυπώσιμους χαρακτήρες ενός παραστατικού και επιστρέφει ως output την ψηφιακή υπογραφή για αυτό το παραστατικό μαζί με την ημερομηνία και ώρα του δικού του ρολογιού, το σύνολο των παραστατικών που έχουν υπογραφεί από τον μηχανισμό από την αρχή της λειτουργίας του, το σύνολο των παραστατικών που έχουν υπογραφεί στην ίδια ημέρα και τον σειριακό αριθμό του συγκεκριμένου μηχανισμού.

Ο ενσωματωμένος εκτυπωτής στον φορολογικό μηχανισμό εξυπηρετεί δύο σκοπούς:
Πρώτον, εκδίδει ένα σύντομο δελτίο υπογραφής για κάθε παραστατικό που σημαίνεται κατά τη διάρκεια της ημέρας.
Δεύτερον, στο τέλος της ημέρας, εκδίδει το λεγόμενο δελτίο Ζ. Το δελτίο Ζ αναφέρει όλες τις ψηφιακές υπογραφές της ημέρας, δημιουργεί μια ψηφιακή υπογραφή των υπογραφών αυτών και την καταγράφει στην φορολογική μνήμη.
Ακόμη, χρησιμοποιείται στην περίπτωση ελέγχου για την έκδοση περιοδικών αναφορών, εκτυπώσεων δηλαδή των περιεχομένων της φορολογικής μνήμης που πιθανά να ζητηθούν σε φορολογικό έλεγχο.

Εκτιμάται ότι η δαπάνη ενός φορολογικού μηχανισμού (ΕΑΦΔΣΣ) δεν θα υπερβαίνει την αξία μίας φορολογικής ταμειακής μηχανής. Σημειώνεται ότι με το ν.1809/1988 προβλέπεται η έκπτωση και η απόσβεση της δαπάνης αυτής από τις επιχειρήσεις και τους επιτηδευματίες που υποχρεούνται στην εφαρμογή του μέτρου.

Ναι. Η χωρητικότητα της φορολογικής μνήμης είναι 1800 Ζ. Αυτό σημαίνει ότι αν ο χρήστης παίρνει καθημερινό Ζ όλες τις εργάσιμες μέρες του χρόνου τότε η μνήμη θα γεμίσει σε μια πενταετία, οπότε και θα χρειαστεί αντικατάσταση.

Ισχύει ότι και στην περίπτωση των φορολογικών ταμειακών μηχανών. Ο προμηθευτής έχει υποχρέωση επισκευής βλάβης εντός 24 ωρών για Αθήνα/Θεσσαλονίκη και εντός 48 ωρών για υπόλοιπη Ελλάδα.

Προτείνεται ένα συμβόλαιο συντήρησης από τον κατασκευαστή που θα εξασφαλίζει στον τελικό χρήστη όχι μόνο δωρεάν ανταλλακτικά για μια πενταετία, αλλά και αντικατάσταση του μηχανισμού με πολύ συμφέροντες όρους στο τέλος της πενταετίας.

Όχι, δεν είναι υποχρεωτικό. Ωστόσο, συνιστάται να γίνεται Ζ έστω και με μηδενική κίνηση γιατί με αυτό τον τρόπο επιβεβαιώνεται σε περίπτωση ελέγχου ότι πράγματι δεν έχει εκδοθεί στοιχείο εκείνη την ημέρα.

Καταργούνται τα αντίγραφα σε χαρτί. Τα αντίγραφα των παραστατικών μπορούν πλέον να είναι σε ηλεκτρονική, ψηφιακή μορφή. Ο χρήστης έχει την υποχρέωση να μεριμνά για κατάλληλα backup ώστε να εξασφαλίζει την διατήρηση αυτών των αντιγράφων για όσο διάστημα ορίζει ο κώδικας.

Ναι. Για τις περιπτώσεις όμως που ορισμένα αντίγραφα προβλέπονται από τον νόμο βλέπε παρακάτω.

Στις περιπτώσεις αυτές το αντίγραφο αντιμετωπίζεται σαν πρωτότυπο έγγραφο, αποστέλλεται προς σήμανση στον φορολογικό μηχανισμό και εκτυπώνεται με δικιά του ψηφιακή υπογραφή.
Αυτός είναι και ο μόνος τρόπος άλλωστε που επιτρέπει στην περίπτωση ελέγχου να διαπιστωθεί ότι όντως εκδόθηκε το αντίγραφο.

Θα γίνεται με κανονική έκδοση ακυρωτικού παραστατικού το οποίο και θα σημαίνεται κανονικά με την δικιά του ψηφιακή υπογραφή.

Όχι. Μπορεί ένας και μόνο φορολογικός μηχανισμός σε ένα δίκτυο να εκδίδει τις ψηφιακές υπογραφές για όλο το δίκτυο. Πρέπει όμως να εκτιμηθεί και η καθυστέρηση που θα προκύπτει στην περίπτωση που όλα τα παραστατικά πρέπει να σημανθούν από έναν και μόνο μηχανισμό. Σε δικτυακές εγκαταστάσεις με μεγάλο όγκο παραστατικών συνιστάται η χρήση περισσοτέρων του ενός μηχανισμών.

Όχι. Ακριβώς όπως μια φορολογική ταμειακή μηχανή δεν μπορεί να εξυπηρετεί δύο επιχειρήσεις ταυτόχρονα, έτσι και ο φορολογικός μηχανισμός θα δηλωθεί και θα ανήκει σε μια επιχείρηση μόνο.

Και οι δύο. Η ώρα και ημερομηνία του PC είναι αυτές που χρησιμοποιούνται από την εφαρμογή και αναγράφονται πάνω στο παραστατικό, ενώ η ώρα και η ημερομηνία του εσωτερικού ρολογιού του φορολογικού μηχανισμού εκτυπώνονται στη ίδια γραμμή με την ψηφιακή υπογραφή πάνω στο ίδιο παραστατικό.

Όχι, εκτός από πολύ λίγες περιπτώσεις (βλέπε παρακάτω). Επιτρέπονται αποκλίσεις της τάξης του λεπτού (από έλλειψη συγχρονισμού στα δύο ρολόγια).

Θα πρέπει να εκδοθεί ακυρωτικό παραστατικό αν εκτυπωθεί έτσι. Είναι προτιμότερο η εφαρμογή να ελέγχει πριν την εκτύπωση την ώρα και ημερομηνία του φορολογικού μηχανισμού.

Ναι, αυτό είναι αποδεκτό. Περιπτώσεις που ήταν αποδεκτές από τις φορολογικές αρχές με ό,τι ίσχυε παλαιότερα θα εξακολουθήσουν να γίνονται αποδεκτές και με την ηλεκτρονική σήμανση.

Είναι αποδεκτό τα αρχεία ASCII να δημιουργούνται δυναμικά από την βάση δεδομένων του συστήματος όταν αυτό ζητηθεί. Πρέπει να σημειωθεί, ωστόσο, ότι πρέπει να κρατούνται στη βάση όλες οι λεπτομέρειες της εκτύπωσης και όχι απλοί δείκτες της βάσης ώστε να είναι απολύτως βέβαιο ότι όταν ζητηθούν τα στοιχεία να δοθούν ακριβώς εκείνα που εκτυπώθηκαν.
Για παράδειγμα, δεν είναι αποδεκτό να κρατάμε απλά τον κωδικό πελάτη αντί όλων των εκτυπωμένων στο παραστατικό στοιχείων γιατί, αν μελλοντικά αλλάξει το τηλέφωνο του συγκεκριμένου πελάτη και ζητηθούν από το αρχείο πελατών τα στοιχεία του, τότε θα έχουμε διαφορετικό τηλέφωνο από εκείνο που είχε αρχικά τυπωθεί στο πρωτότυπο παραστατικό και οι ψηφιακές υπογραφές δεν θα ταιριάζουν.

Ο φορέας της έγκρισης καταλληλότητας του φορολογικού μηχανισμού δηλώνει στην αρμόδια επιτροπή τα ονόματα και τον αριθμό έκδοσης των εφαρμογών που συνεργάζονται με τον συγκεκριμένο φορολογικό μηχανισμό, άρα αναλαμβάνει ευθύνη για τη σωστή συνεργασία του λογισμικού με τον μηχανισμό του.

Προαιρετικά από 1/1/2003 θα μπορεί μια επιχείρηση να εγκαθιστά την ανάλογη έκδοση λογισμικού μαζί με τον φορολογικό μηχανισμό ώστε να συνεχίσει την λειτουργία της χωρίς θεωρήσεις. Η εφαρμογή του συστήματος θα καθίσταται υποχρεωτική σταδιακά (βλ. ΠΟΛ. 1284/2-12-2002) με στόχο να είναι πλέον υποχρεωτική για όλους έως το τέλος του 2003

Αυτές οι εφαρμογές θα πρέπει να τροποποιηθούν κατάλληλα από τους δημιουργούς τους για να προσαρμοστούν στα νέα μέτρα. Αν δεν υποστηρίζονται πλέον αυτές οι εφαρμογές από τους δημιουργούς τους τότε μοναδική επιλογή του χρήστη είναι η αναβάθμιση των συστημάτων του σε πιο σύγχρονα.

Το ASCII αρχείο δεν απαιτείται, όταν εκτυπώνεται, να αναπαράγει ακριβώς το έντυπο πρωτότυπο.
Είναι αποδεκτό το ASCII αρχείο να διαφέρει κάπως από το πρωτότυπο. Συγκεκριμένα, είναι αποδεκτό να μην υπάρχει ακριβής στοίχιση στις στήλες με τις ποσότητες και τις τιμές, δεν είναι όμως αποδεκτό να έχουμε, π.χ. τιμές που στο πρωτότυπο ήταν η μία κάτω από την άλλη να εμφανίζονται στο αντίγραφο η μία δίπλα στην άλλη.

Κριτήριο για την σωστή εμφάνιση του αντιγράφου που αναπαράγεται από το ASCII αρχείο είναι αυτή να διευκολύνει την αναγνωσιμότητα του αντιγράφου κατά τον έλεγχο.

Το ASCII αρχείο δεν απαιτείται, όταν εκτυπώνεται, να αναπαράγει ακριβώς το έντυπο πρωτότυπο.
Όπως και παραπάνω, είναι αποδεκτό το ASCII αρχείο να διαφέρει κάπως από το πρωτότυπο. Και πάλι, το κριτήριο είναι να μπορεί να γίνει ο έλεγχος και το αντίγραφο που αναπαράγεται από το ASCII αρχείο να είναι σαφές και αναγνώσιμο, έστω κι αν τα μεγέθη των χαρακτήρων σε ορισμένες περιγραφές ή σημειώσεις διαφέρουν.

Ακύρωση της διαδικασίας σήμανσης του παραστατικού και επανεκκίνησή της. Αν η αποσύνδεση του φορολογικού μηχανισμού εξακολουθεί, τότε ειδοποιείται ο χρήστης και ακυρώνεται η εκτύπωση του παραστατικού.

Όχι, δεν είναι υποχρεωτική η ανίχνευση αποσύνδεσης του μηχανισμού όταν δεν εκτελείται επικοινωνία με εφαρμογή εκτύπωσης παραστατικών.

• Με μηχανογραφικό τρόπο από αθεώρητα μηχανογραφικά έντυπα.

• Με χειρόγραφη καταγραφή των δεδομένων στο μηχαν/κό έντυπο μόνο στην περίπτωση ταυτόχρονης βλάβης ΕΑΦΔΣΣ και ηλεκτρονικού υπολογιστή και όταν δεν υπάρχει άλλος διαθέσιμος.

• Καταχωρεί αυτούσια τα εκδοθέντα ως άνω φορολογικά στοιχεία στα βιβλία του, στο χρόνο που ορίζεται από το άρθρο 17 του Κ.Β.Σ., δηλαδή δεν υποχρεούται να τα ενταμιεύσει στη μνήμη της ΕΑΦΔΣΣ εκ των υστέρων.

• Γνωστοποιεί στη Δ.Ο.Υ. εντός 10 ημερών από την επαναλειτουργία της ΕΑΦΔΣΣ με δήλωση – γνωστοποίηση τα είδη, τις σειρές και τους αύξοντες αριθμούς της έναρξης και λήξης των στοιχείων που εκδόθηκαν χωρίς την χρήση ΕΑΦΔΣΣ.

Το 24ωρο ισχύει στις περιοχές Αθηνών και Θεσσαλονίκης. Στην υπόλοιπη χώρα η επισκευή πρέπει να γίνεται εντός 48ωρου. Αυτό είναι προφανές ότι γίνεται εφικτό μόνο όταν υπάρχει εκτεταμένο δίκτυο με εξουσιοδοτημένους τεχνικούς.

Η κλοπή του φορολογικού μηχανισμού αντιμετωπίζεται όπως και η οποιαδήποτε κλοπή φορολογικού στοιχείου ή βιβλίου της εταιρίας.

Δεν εξαιρούνται του νέου νόμου και είναι υποχρεωμένες να εφαρμόσουν την τεχνική της ψηφιακής υπογραφής.

Ναι. Άλλωστε όσοι δεν χρησιμοποιούν μηχανογράφηση θα εξακολουθήσουν να θεωρούν χειρόγραφα παραστατικά.

Ναι, προαιρετικά. Η υποχρεωτική χρήση του μηχανισμού θα καθοριστεί με υπουργική απόφαση. Εκτιμάται όμως ότι ως το τέλος του 2003 η χρήση του μηχανισμού θα είναι υποχρεωτική στο σύνολο της αγοράς.

Η αγορά και εγκατάσταση του φορολογικού μηχανισμού πρέπει να δηλωθεί στην εφορία ακριβώς όπως γίνεται με την αγορά και εγκατάσταση φορολογικής ταμειακής μηχανής.